Berangkat ke Negeri Austria – Berburu Spesimen Tanda Tangan

Sumber gambar: https://www.fotolia.com

Dalam tulisan saya sebelumnya tentang proses legalisasi dokumen, ketika kita melakukan legalisasi dokumen di Kementerian Hukum dan HAM (Kumham), maka petugas di loket legalisasi pertama-tama akan melakukan pengecekan apakah mereka memiliki specimen tanda tangan dari pejabat yang menandatangani dokumen kita tersebut.

Jika mereka telah memiliki specimen tanda tangan pejabat tersebut, maka kita bisa langsung melanjutkan proses legalisasi di Kumham. Tapi, bagaimana jika Kumham tidak memiliki spesimen tanda tangan pejabat tersebut? Tidak perlu khawatir. Kita ajukan saja kepada mereka Surat Pengantar Kumham yang ditujukan kepada instansi yang menerbitkan dokumen kita yang intinya adalah meminta Surat Keterangan Keabsahan dari instansi tersebut atas dokumen yang kita miliki dan Surat Spesimen Tanda Tangan.

Pihak Kumham akan membuatkan surat pengantar tersebut dan siap dalam 2 hari kerja. Setelah itu kita berikan surat tersebut ke instansi terkait dan kembali menunggu proses pembuatan Surat Keterangan Keabsahan. Setelah jadi, maka kita kembali ke Kumham dengan membawa dokumen yang akan dilegalisasi yang sudah dilengkapi Surat Keabsahan atau Spesimen Tanda tangan.

Surat Keterangan Keabsahan tersebut berguna untuk menyatakan otentikasi dari dokumen kita jika pejabat yang menandatangani dokumen tersebut telah pindah tugas, pension atau meninggal dunia. Contoh kasus saya dulu adalah ketika akan melegalisasi akta lahir anak yang ditandatangani pada tahun 2015. Kumham tidak memiliki spesimen tanda tangan pejabat akta lahir anak saya, dan ketika ditanyakan ke Dinas Pendudukan ternyata pejabat tersebut sudah pensiun. Alhasil, dengan modal surat pengantar dari Kumham tersebut, saya diberi surat keterangan keabsahan atas akta lahir anak saya.

Yah.. begitulah proses birokrasi kita. “no pain, no gain”.. Selamat berjuang…